POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
DE LOS TRABAJADORES DE LA EMPRESA ALMACENES ÉXITO S.A
AFILIADOS A LA ORGANIZACIÓN SINDICAL -SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES DE LA
INDUSTRIA, ALMACENES DE CADENA Y CENTROS COMERCIALES “SINTRAINAC”
La
organización sindical SINTRAINAC, respetuosa de los parámetros amparados
constitucionalmente en artículos 15º y 20º y en la Ley Estatutaria 1581 de 2012
por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, adopta la
presente Política de Protección de Datos Personales, con el fin de garantizar
la observancia de los referidos preceptos constitucionales y legales, frente a
cualquier trámite o proceso que se realice en representación de los intereses
de los trabajadores de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliados a SINTRAINAC,
titulares de la información sometida al régimen de protección de datos
personales, en cumplimiento del objeto y fines del sindicato, así como de las
actuaciones que realice ante la empresa en representación del trabajador
afiliado, previa facultad otorgada del mismo, para garantizar el ejercicio de
sus derechos como titular, respecto de la seguridad y privacidad, utilidad y
circulación restringida de la información personal, principios rectores y
deberes a atender por parte de la empresa, en su condición de responsable del
tratamiento de los datos personales de sus empleados, frente a la información
personal que se recolecte, almacene y use con fines explícitos y legítimos.
DEFINICIONES:
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e
informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Aviso
de privacidad: Comunicación verbal o
escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de
sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma
de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
Base
de Datos: Conjunto organizado de
datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato
personal: Cualquier información
vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas
o determinables;
Dato
privado: Es aquel dato que por su
naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Información privada: Es aquella que se encuentra en el ámbito propio del
sujeto concernido y, por ende, sólo puede accederse por orden de autoridad
judicial competente y en ejercicio de sus funciones. Entre dicha información se
encuentran los libros de los comerciantes, los documentos privados, las
historias clínicas, los datos obtenidos en razón a la inspección de domicilio o
luego de la práctica de pruebas en procesos penales sujetas a reserva, entre
otros;
Información
Reservada: Es aquella que sólo
interesa al titular en razón a que está estrechamente relacionada con la
protección de sus derechos a la dignidad humana, la intimidad y la libertad;
como es el caso de los datos sobre la preferencia sexual de las personas, su
credo ideológico o político, su información genética, sus hábitos, etc. Estos
datos, que han sido agrupados por la jurisprudencia bajo la categoría de
información sensible, no son susceptibles de acceso por parte de terceros,
salvo que se trate en una situación excepcional, en la que el dato reservado
constituya un elemento probatorio pertinente y conducente dentro de una
investigación penal y que, a su vez, esté directamente relacionado con el
objeto de la investigación. En este escenario, habida cuenta la naturaleza del
dato incorporado en el proceso, la información deberá estar sometida a la
reserva propia del proceso penal. En la categoría de datos privados, el
legislador estatutario ha englobado las categorías de información privada y reservada.
Dato
público: Es el dato que no sea
semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros,
los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y
a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos
sensibles: Se entiende por datos
sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato
semiprivado: Es aquel dato personal o
impersonal que, al no pertenecer a la categoría de información pública, sí
requiere de algún grado de limitación para su acceso, incorporación a bases de
datos y divulgación. Por ende, se trata de información que sólo puede accederse
por orden de autoridad judicial o administrativa y para los fines propios de
sus funciones, o a través del cumplimiento de los principios de administración
de datos personales. Ejemplo de estos datos son la información relacionada con el
comportamiento financiero, comercial y crediticio y los datos sobre la
seguridad social distintos a aquellos que tienen que ver con las condiciones
médicas de los usuarios.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable
del Tratamiento: Persona natural o
jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida
sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular:
Persona natural cuyos datos
personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.
Habeas
Data: El contenido esencial del
derecho fundamental al hábeas data radica en el ejercicio efectivo, por parte
del sujeto concernido, de conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan recogido sobre ellos en archivos y bancos de datos. El objeto de
protección es el dato personal que tiene como características: “i) estar
referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir
identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de
conjunto que se logre con el mismo y con otros datos) su propiedad reside
exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su
obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita) su tratamiento
está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación,
administración y divulgación.
OBJETIVO
Establecer
las políticas de protección de los datos personales, de los cuales sean
titulares los trabajadores de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A., asociados a
SINTRAINAC; garantizar y velar por el cumplimiento de los derechos de los
titulares como trabajadores asociados, efectuar el tratamiento de los datos
personales, establecer las finalidades de uso, los canales de atención y
procedimientos internos para su tratamiento, los cuales están sometidos a
reglas especiales en lo relativo a su captación, administración y divulgación.
ALCANCE
Aplica
a cualquier información personal de la cual sea titular un trabajador de la
empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliado a SINTRAINAC, registrada en la base de
datos de la organización sindical, sobre la cual actúe como responsable y/o
encargado según sea el caso, para trámite, gestión, procedimiento y en general
cualquier actuación requerida para la debida representación de los intereses
del trabajador asociado ante la empresa, en calidad de empleador, responsable
del tratamiento de los datos personales de sus trabajadores y/o frente a
terceros, involucrados con ocasión de la relación laboral del trabajador
afiliado, para que con ocasión del tratamiento de esa información no se
vulneren o pongan en riesgo los
derechos del trabajador-titular la información
personal, sometida al régimen de protección de datos personales.
AUTORIZACIÓN
Y PROCEDIMIENTO PARA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Para
el Tratamiento de Datos Personales de los trabajadores de la empresa ALMACENES
ÉXITO S.A. afiliados a SINTRAINAC, sin perjuicio de las excepciones previstas
en la ley, se requerirá su autorización previa e informada como Titulares, la
cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta
posterior.
Para
efectos del eficaz cumplimiento del objeto y fines del SINDICATO frente a los
derechos que representa de sus afiliados, el trabajador de la empresa ALMACENES
ÉXITO S.A., afiliado a SINTRAINAC podrá autorizar que este último ejerza su
representación como apoderado del titular o de su (s) causahabiente (s) frente
a la información que repose en las bases de datos de la empresa, concerniente o
derivada de la relación laboral, para coadyuvar en fines de consulta, reclamo
y/o queja, conforme lo dispone la regulación normativa existente para el
ejercicio de los derechos de los titulares en la protección de datos
personales.
La
recolección de datos de parte de los trabajadores de la empresa ALMACENES ÉXITO
S.A., afiliados a SINTRAINAC, en desarrollo de los principios de finalidad y
libertad, deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y
adecuados para la finalidad que son recolectados o requeridos conforme a la
normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no
se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
La
autorización del Titular para el Tratamiento de los datos personales debe
contener las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene
el consentimiento y en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de
las políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y
a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan
afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe
comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de
implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización
cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
El
Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5° de la Ley
1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en
el artículo 6° de la citada ley.
En
el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea
posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012,
deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
1. Informar al titular que por tratarse de datos
sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
1. Informar al titular de forma explícita y previa,
además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de
cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de
Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su
consentimiento expreso.
1. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular
suministre datos personales sensibles.
TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
SINTRAINAC
realiza tratamiento de datos personales de los trabajadores de la empresa
ALMACENES ÉXITO S.A., afiliados al Sindicato, bajo observancia de los
principios rectores establecidos para el Tratamiento de Datos Personales, con
fines exclusivos al cumplimiento de su objetivo y fines de la organización
sindical y especialmente el de representar a los trabajadores afiliados,
titulares de los derechos inmersos al régimen de protección de datos personales
ante la empresa como empleadora, responsable del tratamiento de los datos
personales de sus trabajadores y servir de orientación en atención al propósito
de propender por las buenas relaciones entre patronos y trabajadores, para que
los preceptos constitucionales y legales que rigen en materia de Protección de
Datos Personales sean observados, con el fin de evitar que con ocasión del
tratamiento de esa información se vulnere o ponga en riesgo los derechos de los
titulares, derecho estrechamente relacionado en el ámbito laboral con el deber
que reposa sobre el empleador, contemplado en el numeral 9º del artículo 59º
del Código Sustantivo de Trabajo, mediante el cual se le prohíbe Ejecutar o
autorizar cualquier acto que vulnere o restrinja los derechos de los
trabajadores o que ofenda su dignidad.
DEBERES
FRENTE A LA INFORMACIÓN SOMETIDA AL RÉGIMEN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SINTRAINAC
respetará y velará la observancia de los siguientes deberes de parte de los
responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, sometidos al
régimen de Tratamiento de Datos Personales, con ocasión de la relación laboral
del trabajador de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliado a SINTRAINAC:
1. Conservar la información bajo las condiciones de
seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
2. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y
comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información;
1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los
términos señalados en la Ley 1581 de 2012.; las responsabilidades contempladas
en el art. 17 y el art. 18 de la Ley 1581 de 2012 “Deberes de los responsables
del tratamiento y encargados del tratamiento”.
FINALIDADES
DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Cumplir y velar por la observancia de los preceptos
constitucionales y legales existentes en materia de protección de datos
personales de los trabajadores afiliados a SINTRAINAC, respecto de la
información sometida al régimen de protección de datos personales, por parte de
la empresa como Responsable o Encargada, en razón de la relación laboral.
1. Cumplir y velar por la observancia de los principios
rectores y deberes a cargo de los responsables y/o encargados del tratamiento
de datos personales dentro de la relación laboral de los trabajadores de la
empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliados a SINTRAINAC.
1. Cumplir y velar por la observancia de los principios
de finalidad y libertad frente a la recolección de datos, autorizaciones y
cumplimiento de obligaciones frente a datos de personales sensibles, así como
del cumplimiento de los principios de la administración de datos, finalidad,
utilidad y circulación restringida, respecto de la información sometida al
régimen de protección de datos personales, por parte de la empresa como
Responsable o Encargada, en razón de la relación laboral.
1. Cumplir y velar por la observancia de los derechos que
ostentan los trabajadores de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliados a
SINTRAINAC, de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido o se recojan sobre ellos en bases de datos o archivos, y los demás
derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo
15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado
en el artículo 20 de la misma, respecto la información sometida al régimen de
protección de datos personales, por parte de la empresa como Responsable o
Encargada, en razón de la relación laboral, recolectada para finalidad
específica y lícita.
1. Apoyar las solicitudes, tramites, consultas, asesorías
u otras que requieran los trabajadores de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A.,
afiliados a SINTRAINAC relacionadas con la información sometida al régimen de
protección de datos personales, por parte de la empresa como Responsable o
Encargada, en razón de la relación laboral.
1. Cumplir y velar por la observancia del derecho de
acceso del trabajador de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A afiliado a SINTRAINAC,
titular de los
1
al régimen de
protección de datos personales, por parte de la empresa como Responsable o
Encargada, en razón de la relación laboral.
Acceder,
consultar, solicitar y/o custodiar información proveniente de la relación
laboral del trabajador de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliado a
SINTRAINAC, según sea el caso, que se requiera para el adecuado desarrollo de
los fines de representación de los afiliados por parte de la organización
sindical, relacionada con: Tipo de vinculación laboral
Salario Básico
Salario
devengado, horas extras, recargos y/o emolumentos variables, constitutivos o no
de salario, en periodos determinados.
Manual de
Funciones
Traslados
Licencias
Reubicaciones
Vacaciones
Incapacidades
Accidentes
Laborales
Valor mensual de
descuentos aplicados por la empresa ALMACENES ÉXITO S.A., por cuotas de
admisión, cuotas ordinarias, cuotas extraordinarias, multas u otros descuentos
aplicables en función de la condición de trabajador afiliado a SINTRAINAC
conforme a los estatutos de la organización sindical.
1. Registrar la información de datos personales de los
trabajadores afiliados en la Base de Datos de SINTRAINAC, con la finalidad de
analizar, evaluar, apoyar, generar datos estadísticos internos e indicadores,
para el adecuado cumplimiento del objeto y fines propios de la organización
sindical, en representación de los intereses de sus afiliados.
1. Realizar el tratamiento de información personal de los
trabajadores de la empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliados a SINTRAINAC y su
núcleo familiar con la finalidad de apoyar los derechos que emanan de la
respectiva relación laboral y/o convencional, para con su núcleo familiar o
beneficiarios.
1. Acudir y representar al trabajador titular de la
información sometida al régimen de protección de datos personales, por parte de
la empresa como Responsable o Encargada, en razón de la relación laboral, ante
las autoridades encargadas de vigilar y garantizar que en el Tratamiento de
datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y
procedimientos regulados en la ley.
DERECHOS
DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los
siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
frente a los responsables o encargados del tratamiento.
Este
derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado, como los referentes a datos
de categoría especial, como son los datos sensibles o relacionados con derechos
de niños, niñas y adolecentes.
1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al
responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10
de la ley 1581 de 2012.
1. Ser informado por el responsable o el encargado del
tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos
personales.
1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las
demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del
dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales.
1. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la
Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento
el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581
de 2012 y a la Constitución.
1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que
hayan sido objeto de Tratamiento.
RESPONSABLE
DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
SINTRAINAC
designa a la Junta Directiva, como encargada de recibir las solicitudes de
consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos
personales; así como de actuar bajo facultad otorgada por el trabajador de la
empresa ALMACENES ÉXITO S.A., afiliado al sindicato, para velar por los
derechos que como titular de la información se encuentre sometida al régimen de
protección de datos personales por parte de la empresa en calidad de
Responsable o Encargada en el tratamiento de datos personales del trabajador
afiliado.
Medios de presentación de solicitudes:
ESCRITA:
Carrera 11B # 22-36 piso 2 barrio obrero, Cali-Valle
CORREO
ELECTRÓNICO: sintrainaccali@outlook.es
TELEFÓNO:
310 811 46 85
PROCEDIMIENTO
PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
SINTRAINAC
para garantizar el ejercicio de los derechos de los trabajadores de la empresa
ALMACENES ÉXITO S.A., afiliados al sindicato, se reconoce a los titulares,
causahabientes, representante y/o apoderado, a favor de otro y a las personas
que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes, previa
acreditación.
De
conformidad con la ley 1581 de 2012:
Derecho
de acceso: El derecho de acceso
permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus
datos de carácter personal sometidos a tratamiento y cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información
que motiven nuevas consultas.
La
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los
motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
En
el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la
normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la
subsanación de los mismos, con el fin de poder atender su derecho de acceso.
Derecho
de actualización, rectificación: El
Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las
bases de datos que son objeto de tratamiento debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar
un reclamo.
La
solicitud de reclamo a la organización sindical o para que esta actúe como su
representante ante la empresa, por considerarle incursa en alguna causal de
incumplimiento de los deberes como responsable y/o encargado del tratamiento de
datos personales, deberá ser dirigida a la Junta Directiva del Sindicato, con
la
identificación del titular, la descripción de los
hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que
se quiera hacer valer.
Si
el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo.
En
caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
El
término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando
no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
El
beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere
inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos avalen su
pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos.
Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de
sus datos, o supresión si aplica. El titular o sus causahabientes de los datos
personales tiene el derecho de solicitar la supresión, cuando:
1.
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,
deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
3.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para
los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial
de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los
registros, archivos, bases de datos o tratamientos. Sin embargo, este derecho
del titular no es absoluto se limitará cuando:
a.
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos. b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados
del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para
cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Para
actuaciones ante Autoridades encargadas de vigilancia se establece el requisito
de procedibilidad, de conformidad al artículo 16 de la ley 1581 de 2012.
VIGENCIA
La presente Política de Protección de Datos Personales ha
sido aprobada y adoptada por la Junta Directiva de SINTRAINAC, en sesión del 20
de septiembre del 2021, y estará vigente desde la fecha de aprobación.
